如何安排和进行有效的目?x)?/h1>
目?x)议已经成?f)目l理的一w要工作内容,它ؓ(f)目团队成员提供?jin)交换和分n目信息与观点的手段。但在实际项目工作过E中Q经怼(x)听到目成员抱怨项目会(x)议多Q时间长Q会(x)议没有结论等。如何去安排和进行有效的目?x)议Q才能让团队不会(x)对会(x)议抵触呢?
1、明会(x)议的目的Q会(x)议需要解决什么问?/strong>
目工作中,开?x)对每个目成员是非常常见的Q而且是必要处理的事情。但目成员l大部分厌项目会(x)议,讨厌的ƈ不是开?x)这UŞ式,而是厌恶没有目的或目的不明确、无M准备、事情议而不冟뀁无M实效Q冗长的?x)议Q诸如此cM(x)议完全没有必要召开Q浪Ҏ(gu)间和_֊Qƈ影响团队成员的积极性?br />
Z目?x)议的情况,可将目的有效?x)议分Z大类Q决{型?x)议、讨论型?x)议。前者必输Z个明的军_Q如目评审?x)、预审批会(x)Q而后者则可能是召集一些h一赯论问题,׃n信息Q如晨会(x)、头脑风暴、项目沟通会(x){?br />
所以会(x)议发起h在会(x)议发起之前,一定要明确?x)议的目的,q次?x)议最l希望输出的l果是什么,是一个决定,q是一pd可行的方案,或者,是需要与?x)h员关于项目达成某U共识?br />
2、会(x)前制定好?x)议计划和规则,q将计划和规则通知相关与会(x)人员
明确开?x)时间、地炏V议题、谁出席、谁L、谁记录Q各部门z来的h必须能拍板,定意见,参与方不是代表个人,是代表部门来决策的,不是来打酱a(b)的。同时还需明确?x)议相关规?如不q到、不早退、会(x)议期间不玩手机、不交头接耟뀁没人发a旉{要??br />
?x)议发v需提前把会(x)议的背景与目的,议程Q希望达成的l果{材料抄送参加会(x)议的各方。会(x)议主持者要预先设想可能的冲H和Ҏ(gu)Q想到解决的办法(事先和关键同事沟通好Q再开??br />
3、按时开始会(x)议,Ҏ(gu)?x)议计划q行?x)议议?/strong>
?x)议提?0分钟再次提醒相关人员Q尽可能让大家提?分钟到场。会(x)议主持者安排h员在?x)议开始前10分钟相关会(x)议的目的Q目标,议题的含义和议程U板文g攄在会(x)议室对应的与?x)h员(sh)|,供与?x)h员更快的q入状态,做好准备Q带着?x)议主题Q带着问题q行?x)议?br />
?x)议正式开始后Q会(x)议主持者说明会(x)议的目的Q目标,议题的含义和议程以及(qing)?x)议需遵@的规则,每个人发a的时长等(如在规定的时间与?x)h未能发表完全部观点,可后l在补充)Q之后让每个表达自q观点Q充分表达自qx(chng)Q避免那些不惛_口的人,又?zhn)无声息的把问题带回去。然后针对不同意见的要点Q引导大家求同存异,达成p?br />
?x)议中?x)议主持者或关键决策d?x)议的走向,能在关键的时候或收或放,打断没有重点的废话或q度的发散,或是让关键的人出来充分的表达观点Q或是随时把需要加入的关键人员?sh)外面拽q会(x)议。要善于把握?x)议重要决策的关键时d形成册的关键时刅R尽一切可能把?x)议引导向高效决{的方向?br />
?x)议中严交头接x(chng)开会(x)Q一l发现要毫不犹U的禁止。头脑风暴一cȝ?x)议Q经怼(x)出现发散性问题,D最后没有结论,如发现讨论的议题在发散,?x)议L者或关键?qing)时l织问题的发散,议题拉回来。如果出现几ơ会(x)议由于发散而没有结论,很容易把让团队成员对?x)议产生反感和抗拒情l,再也不想参与开?x)?jin)?br />
开?x)的关键往往在最后十分钟Q这时会(x)议记录者必d初步的会(x)议纪要让所有与?x)者过目,同时?x)议U要中的每一w应明写出对应的负责人员?sh)?qing)完成旉{,让大家认可,?x)议U要最好一l束发送给与会(x)人员Q会(x)议纪要需保证在会(x)议结束后24时之内分发l与?x)h员。根据会(x)议纪要,p形成?x)后贯彻执行的Q务单Q这点不允许存在模糊的争议空_(d)否则{于白开?jin)?br />
4、准时结束会(x)?/strong>
?x)议开始时可根据会(x)议计划的旉讑֮一个时间提?可以指定?x)议中某个参与者来q行旉提醒Q也可设|铃声提?Q距M(x)议结?0分钟Q可提醒一ơ,?x)议旉l束Q无论是否讲完,都必ȝ束会(x)议?br />
目?x)议是必需的,但又不能太多。如果什么事都要开?x)来解决Q就说明工作制度不健全?br />
5、会(x)后跟t执行状?/strong>
?x)议的h(hun)值在议后速决Q决后速行Q决议内宏V执行h、执行日期要清清楚楚U录明白Q根据决议Ş成行动方案,q有专h跟踪量化落实情况QŞ成闭环?br />
6、ȝ
关于如何让项目会(x)议更高效Q还有很多重要的环节Q比如会(x)议时间的选择{等也对目?x)议有?jing)响,q里׃一一例D?jin)?br />
高效的项目会(x)议应该做C下几点:(x)
凡是?x)议Q必有主?
凡是主题Q必有议E?
凡是议程Q必有决?
凡是册Q必有跟t?
凡是q踪Q必有结?
凡是l果Q必有责?
凡是责QQ必有奖|?
凡是奖罚Q必透明?br />
目l理记住,好的目?x)议本nq不是沟通的l点。项目经理必通过增加他们对结果的承诺水^Q团队成员遵从他们的承诺?